行政提出用書類で形式が重視される理由

はじめに

行政機関に提出する書類については、「内容が正しければ足りる」と考えられがちです。しかし実際には、内容以前に形式が厳密に確認される場面が多く見られます。
これは、民間同士の契約書や社内書類とは異なる、行政特有の考え方によるものです。

行政提出用書類で形式が重視される背景には、手続きを円滑かつ公平に進めるための制度的な理由があります。形式が軽視されているわけではなく、一定の役割を担っていると整理できます。

行政手続きは、法律や条例に基づいて多数の申請を処理する仕組みです。そのため、担当者の裁量や個別判断を極力排し、誰に対しても同じ基準で処理することが求められます。

形式が定められている理由として、次の点が挙げられます。

書式、記載順、押印の有無、添付書類の種類などは、内容確認の前提条件として扱われることが一般的です。

形式に不備がある場合、内容が正確であっても、次のような扱いを受けることがあります。

これは「内容を見ない」という意味ではなく、内容を判断する段階に進めないという整理です。行政側としては、形式が整っていない書類を例外的に受け付けること自体が、制度上の問題となる場合があります。

行政書士業務では、単に文章を書くことだけでなく、提出先の行政機関が求める形式を整えることが重要な業務の一部とされています。

具体的には、

といった点を確認し、手続きが滞らない状態に整えることが求められます。

当事務所では、行政提出用書類について、次の点を重視しています。

一方で、行政書士の業務範囲を超える法的判断や紛争性のある事項については、対応できない場合があります。その際は、業務範囲を明確にしたうえで説明を行います。

行政提出書類では、「形式が重視される＝内容が軽視される」というわけではありません。
形式は、内容を正しく評価するための土台と考えると理解しやすいでしょう。

また、同じ手続きであっても、提出先の自治体や担当部署によって細かな運用が異なる場合があります。そのため、過去に通った書類であっても、再確認が必要になることがあります。

行政提出用書類で形式が重視されるのは、手続きを公平かつ確実に進めるための制度的な理由によるものです。
形式と内容の双方が整ってはじめて、行政手続きは次の段階へ進みます。
その前提を理解しておくことが、不要な手戻りを防ぐ一助となります。